För att inte efterfråga mer dokumentation än vad som är nödvändigt för Stiftelsens kontroll och uppföljning samt att ytterligare effektivisera Stiftelsens rutiner vid avstämning/kontroll av rekvisitioner har rekvisitionsförfarandet ändrats.
Stiftelsen önskar att alla anslagsmottagare, i den mån det är möjligt utan för mycket specialrutiner för anslagsmottagaren, ska försöka bifoga likformade underlag till Stiftelsen.
Stiftelsen vill därför förtydliga vad det är för bilagor som ska skickas in vid rekvisition av medel och vilka bilagor Stiftelsen inte behöver. (I vissa projekt har andra rekvisitionsföranden kommit överens mellan Stiftelsen och anslagsmottagaren och i dessa fall fortsätter dessa att gälla.)
Frågor ställs som tidigare till stiftelsens controllers.
Bilagor som alltid ska bifogas rekvisitionen:
- Rekvisitions och avstämningsblankett
- Utdrag ur redovisningen som styrker rekvirerat belopp.
Lägg gärna in denna information i en flik tillsammans med avstämningsblanketten, så att man kan följa summeringsraderna ur redovisningen med vad som fyllts i avstämningsblanketten.
(Nedan endast ett exempel på hur detta kan se ut.)
Bilaga som även ska bifogas den första rekvisitionen:
- Attestlista – lista på personer som är attestansvariga för anslaget.
Bilaga som även ska bifogas den sista rekvisitionen:
Bilagor som inte behöver bifogas rekvisitionen:
- Lönelistor
(Stiftelsen ska i stället meddelas om det sker personalförändringar jämfört med den godkända budgeten. Detta ska skickas via e-post till Stiftelsens controllers Caroline Morton [email protected] för KAW och Tomas Näsström [email protected] för MMW och MAW) - Universitets egen internfaktura
- Den ”gamla” versionen av rekvisitionens förstasida (se exempel nedan)
